PLANEACIÓN.
DEFINICIÓN. Podemos
definir la planeación como el proceso por el cual se toma un objetivo y se
desarrollan las políticas, procedimientos y programas necesarios para alcanzarlos.
En el ambiente de gerencia de proyectos podemos describirla como el
establecimiento de un determinado curso de acción basado en unas
proyecciones.
Aunque la planeación como tal no representa una de las etapas en las que
se ha divido el desarrollo del proyecto, ella es un elemento clave
especialmente durante las dos primeras etapas (Conceptualización y Desarrollo).
La planeación determina Qué se necesita hacer, Quien lo hará Cuánto
tiempo se necesitará y cuanto costará. El dedicar tiempo a desarrollar un plan
bien pensado es critico para el logro exitoso del objetivo del proyecto.
Como se determina en
Por el contrario, a medida que se adelanta en el desarrollo e implementación del proyecto estas posibilidades van disminuyendo y los costos van incrementándose casi exponencialmente.
Una de las tareas más difíciles en la gerencia de proyectos es mantener
un proyecto en su debido lugar. Los siguientes son algunos procedimientos que
pueden ayudar a mantener un proyecto en el camino correcto:
- Permitir a los jefes de
departamento hacer su propia planeación.
- Establecer metas antes
de planear. De lo contrario siempre se pensará a corto plazo.
- Mantenerse flexible.
- Aceptar participación
de altos directivos.
- Considerar futuras
ampliaciones o expansiones.
- No limitarse a mirar
solamente el problema de hoy. Pensar en el mañana.
Etapas Planeación
El desarrollo de un plan detallado incluye:
o Definir las actividades especificas necesarias para
realizar el proyecto y asignar las responsabilidades para cada una de ellas.
o Determinar el orden en que se tienen que llevar a cabo
estas actividades.
o Estimar el tiempo y los recursos que se necesitarán
para cada actividad.
o Preparar un programa y un presupuesto del proyecto.
Generalidades
La planeación es una parte esencial de la
administración de proyectos. Sin un plan efectivo, la posibilidad de fracaso
aumenta mucho para cualquier proyecto. En esencia un plan es un mapa que
muestra cómo ir desde donde uno se encuentra en la actualidad hasta donde se
quiere estar. Sin el probable que no se terminará donde se desea llegar.
Para ello Andrew Smith, recomienda las siguientes
normas que ayudan a mejorar todo el proceso de planeación.
1. La esencia de la planeación es detenerse y pensar
antes de iniciar realmente un proyecto, con el fin de estudiar cómo se puede
hacer menor.
2. Concentrarse en el trabajo, no en si hará que uno se
verá bien o mal.
3. Al enfrentarse a un problema, siempre pregunte cómo lo
manejó antes al empresa, con el fin de obtener algunos conocimientos.
4. Evite la tendencia a ser exageradamente optimista, en
especial en la fase inicial del proyecto; si piensa que en realidad el proyecto
necesitará un mes más, dígalo así.
5. Confirme la validez del plan del proyecto con aquellos
que participan en el mismo; si hay algún desacuerdo, resuélvalo antes de seguir
adelante.
6. Conviértase en un experto en convocar reuniones sobre
el proyecto, en particular para propósitos de planeación.
7. No dependa solamente de un gráfico para comunicar un
plan del proyecto; incluya una breve descripción.
8. Siempre mire hacia adelante y haga esto con su equipo
de proyectos.
9. No establezca el plan hasta que cuente con la
información requerida y exacta.
10.Sea efectivo en la distribución, oportunidad,
compresión, concisión, formato y consistencia de sus planes.
OBJETIVO DEL PROYECTO.
El primer paso en el proceso de planeación es definir
el objetivo del proyecto, el resultado esperado o el producto final. Éste se
tiene que definir con claridad y es necesario que se acuerde entre el cliente y
la organización o el contratista que realizará el proyecto. También tiene ser
alcanzable, especifico, medible y claro. El logro del objetivo del proyecto
tiene que ser fácilmente reconocible tanto por el cliente como por el contratista.
Es la meta; el producto final tangible que tiene que entregar el equipo de
proyectos.
En el caso de un proyecto es usual que el objetivo se
defina en términos de alcance, programa y costo.
Ejemplo. El objetivo de un proyecto podría ser “
introducir al mercado en diez meses y dentro de un presupuesto de $
20.000.000.00 un nuevo producto derivado de la soya para cocinar en el hogar,
que cumpla con ciertas especificaciones definidas previamente”.
Elaboro. Rodrigo Perez Peña
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