Estructura de la División del Trabajo
Una vez se ha decidido el objetivo del proyecto, el
paso siguiente es determinar qué elementos o actividades de trabajo son
necesarias de realizar para lograrlo. Esto requiere elaborar una relación de
todas las actividades. Hay dos enfoques para preparar esta relación. Uno es
hacer que el equipo del proyecto prepare la relación de actividades mediante
una “tormenta de ideas” . Este enfoque es apropiado para proyectos pequeños;
sin embargo, para proyectos más complejos, es difícil desarrollar una lista amplia
de actividades sin olvidar algunas partidas. Para estos proyectos un enfoque es
crear una “estructura de la división del trabajo (EDT)”.
Los criterios para decidir cuánto detalle o niveles se
deben colocar en la EDT
son:
q El nivel en el cual a una persona individual o una
organización se le puede asignar la responsabilidad de realizar el paquete de
trabajo.
q El nivel al cuál usted desea controlar el presupuesto,
supervisar y recopilar información de costos durante el proyecto. No existe una
EDT única. Por ejemplo, dos equipos diferentes pueden desarrollar EDT
diferentes para el mismo proyecto.
Las interpretaciones erróneas más comunes hechas en la
elaboración de una descripción de trabajo (DT) se deben a:
o Mezcla de tareas, especificaciones y/o instrucciones
especiales.
o Unos de un lenguaje impreciso.
o Falta de referencia cronológica.
o Gran variación en el tamaño de las tareas.
La siguiente es una corta lista de chequeo que puede
ser útil para revisar la elaboración de una descripción de trabajo (DT).
¿Es la DT
suficientemente especifica para permitir al contratista la planeación de
recursos para cada actividad?.
¿Están los deberes del contratista claramente
identificados de tal forma que él pueda saber con certeza qué debe ser
entregado y cuándo?.
Cuando se hace referencia a otros documentos. ¿ están
citadas claramente las referencias?.
¿Están las direcciones claramente dadas y
diferenciadas de las instrucciones generales?.
¿Están las fechas de terminación claramente
indicadas?.
El uso de procedimientos estructurales para
desarrollar descripciones de trabajo EDT se ha generalizado en los últimos años.
Estos procedimientos han demostrado su eficiencia y eficacia en los procesos de
planeación, permitiendo una mejor adjudicación de recursos a cada una de las
actividades. Igualmente éstos han generado un mejor desarrollo del control de
las actividades. Los dos sistemas más comunes son: Estructura desglosada de
trabajo (EDT) y “storyboards” . Dado que las estructuras detalladas de trabajo
(EDT) han tenido una mayor aplicación en industrias que han adaptado totalmente
la gerencia de proyectos, por lo tanto me referiré a esta.
ESTRUCTURA DESGLOSADA DE TRABAJO (EDT)
La estructura desglosada de trabajo (EDT) es en
realidad una representación gráfica de todas las acciones individuales (tareas,
actividades, paquetes de trabajo) que cuando se complementa genera el producto
o servicio que se ha especificado como objetivo del proyecto.
El propósito principal de la (EDT) es alcanzar una
mayor claridad de las acciones necesarias para completar el proyecto,
dividiendo éste en todos sus componentes o tareas. Primero el proyecto se divide
en tareas principales o mayores. Luego cada tarea es divida en subtareas; cada
una de las cuales se divide en posterior subtareas.
Para la realización exitosa de un proyecto, la
estructura detallada de trabajo (EDT) se convierte en una herramienta valiosa
ya que a través de ésta se definen claramente los trabajos a realizar, se
asignan responsabilidades especificas, se establecen presupuestos claros de
tiempo y dinero para todas las actividades. La responsabilidad de preparar este
documento es hasta ese momento, director o posible candidato a jefe de
proyectos. Los detalles con que dicho documento es elaborado están íntimamente
llegados con la política contractual y presupuestaria de la empresa.
Los paquetes de trabajo en que se parte o divide un
proyecto, deben ser asignados o creados teniendo en cuenta que ellos deben ser.
o Manejables, buscando que autoridad y responsabilidad
especifica puedan ser asignados.
o Independientes, o con mínima interferencia con otros
paquetes o elementos.
o Integrables, que el grupo de paquetes pueda ser visto
en su totalidad.
o Medibles, que su desarrollo pueda evaluarse en término
de proceso.
o Elaboración de presupuestos.
o Estimación de tiempo.
o Control de desempeño, dinero y tiempo.
o Los objetivos pueden ser enlazados con los recursos
corporativos en una forma lógica.
o Establecimiento de responsabilidades.
La estructura desglosada de trabajo (EDT) como un
vehículo para separar el trabajo en pequeños elementos, generando de este modo
una mayor probabilidad de que pequeñas actividades sean desarrolladas efectiva
y eficientemente. A pesar de que existan muchos tipos de EDT, el más común es
el de seis niveles.
Nivel Descripción
1 Programa total
2 Proyecto
3 Tareas
4 Subtareas
5 Paquetes de trabajo
6 Niveles de trabajo
Elaboro Rodrigo Pérez Peña
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